Rechnungen schreiben als DJ

Ein DJ, der es gewohnt ist auf der Bühne den Ton anzugeben, sollte das auch bei seinen Finanzen tun.

Rechnungen schreiben als DJ: Ein DJ, der es gewohnt ist auf der Bühne den Ton anzugeben, sollte das auch bei seinen Finanzen tun.
Quelle: DisobeyArt/Shutterstock.com

Mit beiden Händen in der Luft stehen sie auf den Bühnen dieser Welt und ihnen zu Füßen liegen die Fans. Wie beim Rattenfänger von Hameln durch die Musik angelockt. DJs lieben Musik und die Musik verbindet sie mit ihrem Publikum. Ein guter DJ interessiert sich für Musik, denn die sorgt dafür, dass er wiedererkannt wird und Gigs bekommt. Je mehr Gigs ein DJ bekommt, umso mehr Gagen erhält er und sein Bekanntheitsgrad steigt.  Doch mit steigendem Bekanntheitsgrad, steigt auch die Gefahr, dass das Finanzamt etwas genauer hinsieht. Wehe dem, der dann keine Rechnungen vorweisen kann. Der kluge DJ baut deshalb vor.

Die Rechnung

Der DJ hat einen Gig erhalten und entsprechend seinem Auftrag lässt er die Massen toben. Der Veranstalter ist zufrieden. Jetzt muss der DJ eine Rechnung für den Gig schreiben, anstatt den vereinbarten Betrag einfach in der Hosentasche verschwinden zu lassen. Damit informiert er den Veranstalter, seinen Kunden,  über den Preis seiner Dienstleistung.

Der Inhalt der Rechnung

Ein DJ ist in der Regel Freiberufler oder Kleinunternehmer. Damit ist er verpflichtet, seine Einkünfte über Rechnungen nachzuweisen und diese zehn Jahre lang aufzubewahren.

Ganz wichtig für das Finanzamt ist, dass die Angaben auf der Rechnung vollständig und korrekt sind:

  • der vollständige Name
  • die vollständige Anschrift
  • die Leistungsart, also den Gig
  • der Stundenumfang
  • das vereinbarte Honorar pro Stunde oder die vereinbarte Pauschale
  • das Datum des Gigs
  • das vereinbarte Zahlungsziel
  • die Steuernummer
  • das Datum der Rechnungsstellung
  • der Steuersatz in Prozent und als Betrag
  • der Hinweis auf die Steuerbefreiung bei Kleinunternehmern
  • optional die Unterschrift

Finden die Gigs des DJs innerhalb der EU statt und ist er laut UStG umsatzsteuerpflichtig, ist es notwendig, eine Umsatzsteueridentifikationsnummer auf der Rechnung anzugeben. Ist der DJ Kleinunternehmer, muss keine Umsatzsteuernummer angeführt werden, da der Kleinunternehmer umsatzsteuerfrei ist.

Wurde mit dem Veranstalter eine Kilometerpauschale und/oder die Übernahme der Übernachtungs- und Reisekosten vereinbart, müssen diese auch auf der Rechnung vermerkt sein.

Für das Ausstellen der Rechnung hat auch ein DJ längstens sechs Monate, vom Zeitpunkt des Gigs an, Zeit.

Wenn das vereinbarte Honorar nicht der Rede wert ist

Viele DJs erhalten jedoch für ihre Dienstleistung dreißig Euro und ein Freibier. Die werden sich jetzt denken, betrifft mich nicht.  So einfach ist die Angelegenheit dann aber doch nicht. Vielleicht ist einer der Finanzbeamten ja ein großer Fan, schwärmt in den höchsten Tönen innerhalb des Amtes und schon ist es passiert. Der Betriebsprüfer hatte Streit mit der Gattin und schaut dann eben einmal genauer hin. Ein weiteres Szenario könnte sein, dass der Veranstalter eine Betriebsprüfung bekommt. In so einem Fall werden Freiberufler und Kleinunternehmer gern etwas genauer unter die Lupe genommen. Und wer zu sich selbst ehrlich ist weiß, dass sich für ein paar Peanuts der Ärger und Stress mit dem Finanzamt nicht lohnt.

Jeder Unternehmer hat bei Kleinstbeträgen bis 250€ brutto die Möglichkeit eine vereinfachte Rechnung zu stellen. Das ist aber kein Zwang, sondern ein Kann. Auf einer Kleinstbetragsrechnung müssen lt. § 33 UStDV weniger Angaben vermerkt sein:

  • der vollständige Name
  • die vollständige Anschrift
  • das Datum der Ausstellung der Rechnung
  • die Leistungsart, also den Gig
  • das vereinbarte Honorar pro Stunde oder die vereinbarte Pauschale (Brutto)
  • der Steuersatz in Prozent
  • der Hinweis auf die Steuerbefreiung bei Kleinunternehmer

 Der Rechnungsempfänger, das Leistungsdatum und der Umsatzsteuerausweis dürfen also fehlen.

Die Kleinunternehmerregelung

Ein DJ ist ein Kleinunternehmer, wenn der Jahresumsatz des vergangenen Jahres unter 17.500€ liegt und im aktuellen Kalenderjahr aller Voraussicht nach nicht über 50.000 Euro liegen wird. In diesem Fall werden die Rechnungen umsatzsteuerfrei ausgestellt.

Auch ein DJ kann auf die Kleinunternehmerregelung verzichten. Das lohnt sich immer dann, wenn mehr Vorsteuer als Umsatzsteuer zu erwarten ist.

Rechnung per Mail verschicken - geht das?

Wenn der Veranstalter nur Papierrechnungen akzeptiert geht das leider nicht. Den anderen Veranstaltern kann eine Rechnung auch in elektronischer Form zugesendet werden. Dazu zählen auch Rechnungen, die per E-Mail versendet werden. Eine digitale Signatur wird nicht benötigt. Sie ist trotzdem rechtsgültig.

Jedoch ist Vorsicht geboten beim Erstellen oder gar Versenden einer Rechnung mit Word oder Excel, da diese nicht GoBD-konform sind. Kostenlose Rechnungsvorlagen können an dieser Stelle zwar praktisch sein, können bei einer Steuerprüfung jedoch Probleme machen.

Ordnung ist das halbe Leben - die Aufbewahrungspflicht

Eine Rechnung ist buchhalterisch gesehen ein Buchungsbeleg und unterliegt somit einer Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren. Die Aufbewahrungspflichten sind im Handelsgesetzbuch und der Abgabenordnung geregelt. Generell müssen Geschäftsunterlagen zur Dokumentation und Beweissicherung aufbewahrt werden, damit sie bei einer Prüfung oder einem Rechtsstreit vorgelegt werden können. Daher sollten auch DJs sämtliche Rechnungen für 10 Jahre aufbewahren.

Benötigt ein DJ ein Rechnungsprogramm?

Dokumente, die mit Word und Excel erstellt wurden, entsprechen nicht den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung. Die so erstellten Rechnungen sind im Nachhinein veränderbar und somit nicht mehr rechtskonform. Ein Online-Rechnungsprogramm wie beispielsweise sevDesk kann hier Abhilfe verschaffen.

Der DJ kann seine Rechnungen einfach und schnell schreiben. Außerdem besteht die Möglichkeit zu einem individuellen Design sowie die Rechnungserstellung in verschiedenen Sprachen und Währungen. Alle Pflichtangaben sind automatisch enthalten und die Rechnungen werden GoBD-konform verwaltet und archiviert. Bei der Rechnungszahlung erfolgt ein automatischer Abgleich und es können tagesaktuelle Auswertungen erstellt werden. Nicht zuletzt können DJs ihre Umsatzsteuervoranmeldung oder die Einnahmen-Überschuss-Rechnung mithilfe einer Buchhaltungssoftware automatisch erstellen und ans Finanzamt übermitteln.

Ein DJ, der es gewohnt ist auf der Bühne den Ton anzugeben, sollte das auch bei seinen Finanzen tun. 

Foto:  DisobeyArt/Shutterstock.com

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